Per il Secret Santa del personale di biblioteca bastano una scadenza comune per aderire e più occasioni concordate per consegnare i regali. Non serve riunire tutti: occorre stabilire chi raccoglie i pacchetti e come ciascuno riceverà il proprio.
Il piano riguarda i colleghi delle diverse aree, non gli utenti della biblioteca. Per i lettori esiste il formato del club del libro.
Concordare il formato
Verificate tre aspetti: possibilità di iscriversi in tempo, accesso al punto di consegna e conferma della ricezione. Il permesso di usare un locale non equivale al consenso dei colleghi a partecipare.
| Situazione | Soluzione organizzativa |
|---|---|
| I turni non coincidono | Un periodo di consegna, senza incontro obbligatorio |
| Le aree di lavoro sono diverse | Un punto concordato fuori dal servizio al pubblico |
| Qualcuno non sarà presente | Un accordo individuale con l’organizzatore |
| I pacchi restano al coordinatore | Nome del destinatario e semplice conferma della ricezione |
Non lasciate i regali nelle aree pubbliche. Non pubblicate turni, contatti interni, informazioni di accesso o dati degli utenti.
Cinque passaggi
- Invitate i colleghi alle stesse condizioni. Si può rifiutare senza spiegazioni.
- Concordate un tetto di spesa accessibile, il termine per aderire e quello per la consegna.
- Chiedete una breve preferenza e cosa evitare. Lavorare in biblioteca non significa desiderare soltanto libri.
- Sorteggiate solo chi ha aderito e comunicate privatamente il destinatario a ogni partecipante.
- Controllate consegna e ricezione senza pubblicare un elenco del personale.
Organizzare a mano
Si possono usare biglietti identici con i nomi, verificando che nessuno regali a sé stesso e che ognuno riceva un regalo. Comunicate i risultati separatamente. Aggiornate l’elenco prima del sorteggio se cambia il gruppo; dopo il sorteggio, affrontate eventuali problemi in privato con le persone coinvolte.
Un esempio tra turni diversi
I colleghi dell’accoglienza e delle acquisizioni non hanno una serata libera in comune. Scelgono alcuni giorni per affidare i pacchi a un coordinatore. Ogni regalo riporta il nome concordato del destinatario. Luogo e orario del ritiro vengono comunicati privatamente. Se manca uno spazio adatto, meglio una consegna personale.
È un esempio organizzativo, non una promessa di deposito o spedizione da parte del servizio.
Invito e controllo finale
« Proponiamo un Secret Santa facoltativo tra colleghi. Prima del sorteggio concorderemo un piccolo budget e un termine per consegnare i regali. Nessuno deve spiegare un eventuale rifiuto. Basta una breve preferenza; per chi ha turni diversi troveremo un accordo con l’organizzatore. »
I modelli di invito possono servire anche per i promemoria. Aggiungete le scadenze effettivamente concordate.
- Tutti hanno scelto di partecipare.
- Il limite di spesa è chiaro.
- Ogni turno ha una possibilità concreta di consegna.
- Il coordinatore ha accettato l’incarico.
- La descrizione non contiene dati interni o degli utenti.
- La ricezione si verifica in privato.
Quando aiuta Osanta
La pagina del gioco Osanta parte dall’email dell’organizzatore, poi prevede nome del gioco, data del sorteggio e budget. Presenta un link comune, la raccolta delle preferenze e l’invio degli abbinamenti via email nel giorno scelto.
L’organizzatore concorda comunque consegne e accesso tra turni. Non date per scontata una divisione automatica per reparto. Il pulsante dell’articolo apre il primo passaggio con l’email; la pagina pubblica indica che ai partecipanti non serve un account separato.
Organizzi uno scambio di regali?
Crea un gioco Secret Santa online e invia il link ai partecipanti.
Domande sul tema
Devono incontrarsi tutti insieme?
No. Concordate un periodo di consegna e una soluzione per ogni turno.
Si può iscrivere chi non risponde?
No. Inserite soltanto chi ha aderito esplicitamente.
Bisogna regalare libri?
No. Seguite le preferenze del destinatario e il budget concordato.
Cosa scrivere sul pacco?
Il nome concordato del destinatario, senza turni, telefono o informazioni interne.
Osanta divide i colleghi per reparto?
Non presumete una divisione automatica. Gruppo e consegne sono organizzati dal coordinatore.